MAKALAH
PENGANTAR MANAJEMEN
PENGANTAR MANAJEMEN
(PLANNING)
disusun oleh :
IKBAL
12301913
C/Manajemen
12301913
C/Manajemen
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MANADO
TAHUN 2012
DAFTAR
ISI
Daftar
isi …………………………………………………………………………… i
Kata
Pengantar……….……….………………………………….….…………… ii
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang ……………………………………………….………. 1
B.
Rumusan
Masalah ………………………………………….............. 2
C.
Tujuan
………………………………………………………………… 2
BAB
II PEMBAHASAN
A.
Pengertian Perencanaan………….…………………………………. 3
B.
Proses
Perencanaan ………………………………………………… 5
C.
Alasan
Perlunya Perencanaan ……………………………………... 6
D.
Hubungan
Perencanaan Dengan Fungsi Lain ………………….... 8
E.
Macam-Macam Perencanaan………………………………………. 8
F.
Kerangka Waktu Perencanaan ………………………………………10
G.
Tanggung Jawab Untuk Menetapkan Tujuan Perencanaan ……. 12
H.
Hambatan
Dalam Penetapan Tujuan dan Perencanaan………… 14
I.
Mengatasi
Hambatan………………………………………………… 16
BAB III PENUTUP
-
KESIMPULAN…………………………….…………………………….. 18
-
SARAN…………………………………………………………………... 18
DAFTAR PUSTAKA
……………………………………………………………………. 19
KATA
PENGANTAR
Puji
syukur kami panjatkan kepada Tuhan yang Maha Kuasa, karena atas rahmat-Nya
dengan ini kami dapat menyelesaikan
penyusunan tugas ini. Tugas ini
merupakan salah satu tugas dan persyaratan untuk menyelesaikan tugas mata
kuliah Pengantar Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Manado.
Akhirnya kami
berharap semoga Tuhan memberikan imbalan yang setimpal pada mereka yang telah
memberikan bantuan, dan dapat menjadikan semua bantuan ini sebagai ibadah,
Amiin. Dalam Penyusunan tugas ini kami merasa masih banyak
kekurangan-kekurangan baik pada teknis penulisan maupun materi, mengingat akan
kemampuan yang dimiliki. Untuk itu kritik dan saran dari semua pihak sangat
kami harapkan demi penyempurnaan pembuatan tugas-tugas lainnya.
Tondano,
November 2012
Penyusun,
IKBAL
IKBAL
BAB
I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Setiap organisasi perlu melakukan
suatu perencanaan dalam setap kegiatan organisasinya, baik erencanaan produksi,
perencanaan rekrutmen karyawan baru, program penjualan produk baru, maupun
perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning) merupakan proses dasar
bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan bagaimana cara
mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan dan sasaran
yang hendak dicapai sebelum melakukan prosesproses perencanaan.
Perencanaan diperlukan dan terjadi
dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini merupakan proses dasar
manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan tindakan. Perencanaan
diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan oranisasi, perusahaan maupun
kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam setiap fungsi-fungsi
manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan keputusan-keputusan
yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Perencanaan merupakan tahapan paling
penting dari suatu fungsi manajemen, terutma dalam menghadapi lingkungan
eksternal yangberubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih
mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi
dan firasat (dugaan).
Pokok
pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari proses
perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan
menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai
jenis.
Dalam
manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja
organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan tak akan dapat berjalan.
B.
Rumusan Masalah
Dari uraian latar belakang di atas dapat ditarik beberapa
rumusan masalah, yaitu:
- Apa pengertian perencanaan ?
- Apa saja macam-macam perencanaan ?
- Hambatan apa saja yang ada dalam perencanaan dan bagaimana cara mengatasinya ?
C. Tujuan
Sesuai dengan masalah yang dihadapi maka makalah ini
bertujuan untuk :
1.
Mengetahui
pengertian perencanaan.
2.
Mengetahui
macam-macam perencanaan.
3.
Mengetahui
apa saja hambatan yang ada dalam perencanaan dan cara mengatasinya.
BAB
II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Perencanaan
Perencanaan secara garis besar
diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi
untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja
organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when),
dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi
perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari
sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan
serta programprogram yang dilakukan. Perencanaan merupakan proses terpenting
dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan berjalan. Rencana dapat
berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal adalah rencana
yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu
organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal
adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi
ami guitar dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Dalam sebuah perencanaan terdapat
unsur-unsur perencanaan. Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam
pertanyaan yang disebut sebagai unsurunsur perencanaan. Unsur pertama adalah
tindakan apa yang harus dikerjakan, kedua ada sebabnya rindakan tersebut harus
dilakukan, ketiga dimana tindakan tersebut dilakukan, keempat kapa tindakan
tersebut dilakukan, kelima siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, dan
yang terakhir bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
Dalam sebuah perencanaan juga perlu
memperhatikan sifat rencana yang baik. Sifat rencana yang baik yakni :
1.
Pemakaian
kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima
sehingga penafsiran ang berbeda-berbeda dapat ditiadakan.
2.
Fleksibel,
suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang seebenarnya bila ada
perubahan maka tidak semua rencana dirubah dimungkinkan diadakan
peneysuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu
walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.
3.
Stabilitas,
tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya
setiap harus ada dalam pertimbangan.
4.
Ada
dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi
kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.
5.
Meliputi
seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam
organisasi.
Menurut beberapa ahli pengertian Planning atau Perencanaan
antara lain :
1. Perencanaan adalah proses dasar yang
digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya (Dr.
H.B.Siswanto, M.Si. 2005 : 42)
2. Perencanaan adalah proses dasar yang
kita gunakan untuk memilih tujuan-tujuan dan menguraikan bagaimana cara
pencapaiannya. (Kusimiadi, 1995)
3. Perencanaan adalah pemilihan
alternatif atau pengalokasian berbagai sumber daya yang tersedia. (Soekartawi,
2000)
4. Garth N.Jone, Perencanaan adalah
suatu proses pemilihan dan pengembangan dari pada tindakan yang paling baik
untuk pencapaian tugas.
5. M.Farland, Perencanaan adalah suatu
fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian pengaruhnya untuk
mengubah daripada wewenangnya.
Dari beberapa definisi para ahli diatas saya dapat
menyimpulkan bahwa :
Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pemikiran yang
menghubungkan fakta-fakta berdasarkan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa
datang dengan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang
diyakini diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan menguraikan
bagaimana cakupan pencapaiannya. Perencanaan juga merupakan proses yang
mencakup mendefinisikan sasaran organisasi, menetapkan strategi menyeluruh
untuk mencapai sasaran itu, dan menyusun serangkaian rencana yang menyeluruh
untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan organisasi.
B.
Proses Perencanaan
Sebelum para manajer dapat
mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus
membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada
tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan
mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.
Kebutuhan akan perencanaan ada pada
semua tingkatan manajemen dan semakin mengingkat pada tingkatan manajemen yang
lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling
besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya
mencurahkan hampir semua waktu perencanannya jauh ke masa depan dan pada
strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih
rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka
waktu yang lebih pendek.
Terdapat pula beberapa variasi dalam
tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi
dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan
berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang
daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu
mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun
perencnaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para mnajer untuk mengerti
peranan perencanaan secara keseluruhan.
Menurut T. Hani Handoko (1999)
kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :
1.
Menetapkan
tujuan atau serangkaian tujuan.
2.
Merumuskan
keadaan saat ini.
3.
Mengidentifikasikan
segala kemudhan dan hambatan.
4.
Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan
C. Alasan
Perlunya Perencanaan
Salah satu maksud dibuat perencanaan
adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan
pencapain tujuantujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan
pengambilan keputusn yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi
harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak
hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam
dunia usaha.
Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan :
1.
Untuk
mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.
2.
Untuk
mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian
tujuan organisasi.
Beberapa manfaat perencanaan adalah :
1.
Membantu
manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahanperubahan lingkungan.
2.
Memungkinkan
manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
3.
Membantu
penempatan tanggung jawab lebih tepat.
4.
Memberikan
cara pemberian perintah untuk beroperasi.
5.
Memudahkan
dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.
6.
Membuat
tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
7.
Meminimumkan
pekerjaan yang tidak pasti.
8 .
Menghemat
waktu, usaha, dan dana.
Beberapa kelemahan perencanaan adalah :
1 .
Pekerjaan
yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
2 .
Perencanaan
cenderung menunda kegiatan.
3 .
Perencanaan
mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi.
4 .
Kadang-kadang
hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada saat
masalah tersebut terjadi.
5 .
Ada beberapa rencana yang diikuti caracara
yang tidak konsisten
D. Hubungan
Perencanaan dengan Fungsi Lain
Perencanaan adalah fungsi yang
paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan
fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan
saling tergantung dan berinteraksi.
Pengoranisasian (organizing)
adalah perencanaan untuk menunjukkan car dan perkiraan bagaimana
mengoranisasikan sumber daya-sumber daya orgnisasi untuk mencapai efektivitas
paling tinggi.
Pengarahan (directing) adalah
perencanaan untuk menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya
yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan.
Pengawasan (controlling)
adalah perencanaan dan pengawasan yang saling berhubungan erat. Pengawasan
bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.
E. Macam-Macam Perencanaan
Macam-macam perencanaan dalam
pengantar manajemen dibagi menjadi 2 yaitu :
a) Perencanaan organisasi
Perencanaan ini terdiri dari:
- Perencanaan strategis
Rencana strategis yaitu rencana yang
dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis
adalah rencana umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas,
dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
2 . Perencanaan taktis
Adalah rencana ditujukan untuk
mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu
dari rencana strategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen
tingkat atas dan menegah dan jika dibandingkan dengan rencana strategis,
memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik
dan nyata
3 .
Perencanaan
operasional
Adalah rencana yang menitikberatkan
pada perencanaan rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan
oleh manajer ingkat menegah dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki
fokus jangka pendek dn lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing rencana
operasional berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan
perencanaan dengan lebih mendekati pada bagian selanjutnya.
Perencanaan operasional dibagi menjadi 2 yaitu :
a .
Rencana
sekali pakai : dikembangkan untuk melaksanakan serangkaian tindakan
yang mungkin tidak berulang di masa mendatang
Program : rencana sekali pakai untuk
seragkaian aktivitas yang besar
Proyek :
rencana sekali pakai untuk lingkup yang lebih sempit dan lebih tidak kompleks
dibandingkan dengan program
b. Rencana tetap : dikembangkan untuk
aktivitas yang berulang secara teratur selama suatu periode waktu tertentu
Kebijakan
: rencana tetap yang merinci respons umum organisasi terhadap suatu
masalah atau situasi tertentu.
Prosedur operasi standar : rencana
tetap yang menguraikan langkah-langkah yang harus diikuti dalam situasi
tertentu.
Aturan dan
peraturan : rencana tetap yang mendeskripsikan
dengan tepat bagaimana aktivitas tertentu dilaksanakan
b) Perencanaan kontinjensi
Jenis perencanaan lain yang juga
penting adalah perencanaan kontinjensi (contingency planning) yaitu penentuan
serangkaian tindakan alternatif jika suatu rencana tindakan secara tidak
terduga tergganggu atau dianggap tidak sesuai lagi.
F. Kerangka Waktu Perencanaan
1. Rencana Jangka Panjang
Suatu rencana jangka panjang (long-range plan) meliputi
banyak tahun, mungkin bahkan beberapa dekade.
2. Rencana jangka Menengah
Suatu rencana yang agak bersifat sementara dan lebih mudah
berubah dibanding rencana jangka panjang. Rencana jangka menengah biasanya
meliputi periode satu hingga lima tahun dan terutama penting bagi manajer
menengah dan manajer lini.
3. Rencana jangka Pendek
Seorang manajer juga mengembangkan suatu rencana jangka
pendek, yang memiliki kerangka waktu satu tahun atau kurang. Rencana jangka
pendek (short-range plan) sangat mempengaruhi aktivitas seharihari manajer.
Terdapat dua jenis rencana jangka pendek. Rencana tindakan (action plan)
merealisasikan semua jenis rencana. Ketika sebuah pabrik Nissan siap untuk
mengganti teknologinya, manajernya memusatkan perhatian mereka pada penggantian
peralatan yang ada dengan peralatan baru secepat mungkin dan seefisien mungkin
untuk meminimalkan hilangnya waktu produksi. Dalam banyak kasus, hal ini dapat
dilakukan dalam beberapa bulan, dan produksi hanya terhenti selama beberapa
minggu. Dengan demikian, suatu rencana tindakan mengkoordinasikan berbagai
perubahan aktual pada suatu pabrik tertentu. Sebaliknya rencana reaksi
(reaction plan) adalah rencana yang dirancang untuk membuat perusahaan dapat
bereaksi terhadapa situasi yang tak terduga. Di salah satu pabrik Nissan,
peralatan baru tiba lebih awal dari yang diharapkan dan manajer pabrik harus
menutup produksi lebih cepat dari yang mereka perkirakan. Oleh karena itu,
manajer tersebut harus bereaksi terhadap kejadian yang berada di luar kendali
mereka dalam cara yang masih memungkinkan tercapainya tujuan.
G.
Tanggung
Jawab untuk Menetapkan Tujuan Perencanaan
1. Staf Perencanaan
Khususnya staf perencanaan dapat mengurangi bban kerja
manajer individual, membantu mengkoordinasikan aktivitas perencanaan manajer
individual, membawa berbagai alat dan teknik yang berbeda untuk menyelesaikan
masalah tertentu, berwawasan yang lebih luas dibanding manajer individual, dan
melangkah jauh melmpaui proyek dan departemen tertentu.
2. Satuan Tugas Perencanaan
Organisasi terkadang menggunakan satuan tugas untuk
membantumengembangkan rencana. Satuan tugas semacam itu seringkali terdiri dari
manajer lini dengan suatu minat khusus dalam bidang perencanaan yang relevan.
3. Dewan Direksi
Dewan direksi (board of directors) bertugas
menetapkan misi dan strategi perusahaan. Di beberapa perusahaan, dewan tersebut
erperan aktif dalam proses perencanaan. Di CBS, misalnya, dewan direksi
biasanya berperan dalam perencanaan. Di perusahaan lain, dewan memilih seorang
eksekutif kepala yang kompeten dan mendelegasikan perencanaan kepada individu
tersebut.
4. Chief Executive Officer (CEO)
Chief Executive Officer (CEO) biasanya presiden direktur
atau ketua dari dewan direksi. CEO mungkin individu tunggal yang paling penting
dalam setiap proses perencanaan organisasi. CEO memainkan suatu peran utama
dalam menyelesaikan proses perencanaan dan bertanggung jawab untuk
mengimplementasikan strateggi. Dewan dan CEO kemudian berperan langsung dalam
perencanaan. Komponen organisisional lain yang terlibat dalam proses
perencanaan memiliki peran sebagai penasihat atau konsultan.
5. Komite Executive
Komite eksekutif (executive commitee) biasanya terdiri dari
eksekutif puncak dalam organisasi yang bekerja sama sebagai suatu kelompok.
Anggota komite eksekutif seringkali dibebankan pada berbagai staf komite,
subkomite, dan satuan tugas untuk berkonsentrasi pada proyek tertentu atau
masalah yang mungkin dihadapi seluruh organisasi pada suatu waktu di masa
depan.
6. Manajemen Lini
Komponen terakhir dari sebagian besar aktivitas perencaanaan
organisasi adalah manajemen lini (line management). Manajer lini adalah orang
yang memiliki otoritas formal dan tanggung jawab untuk manajemen organisasi.
Mereka memainkan suatu peran penting dalam proses perencanaan oranisasi karena
dua alasan. Pertama, mereka merupakan sumber informasi berharga dari dalam
organisasi untuk manajer lain etika rencana diformulasikan dan
diimplementasikan. Kedua, manajer lini di tingkat menengah Dn rendah dari
organisasi biasanya harus melaksanakan rencana yang dikembangkan oleh manajemen
puncak. Manajemen lini mengidentifikasikan, menganalisis, dan merekomendasikan
alternatif program, membuat anggaran, dan mengajukannya untuk disetujui, dan
akhirnya melaksanakan rencana.
H. Hambatan dalam Penetapan Tujuan dan Perencanan
a.
Tujuan
yang Tidak Tepat
Tujuan yang tidak tepat mempunyai
banyak bentuk. Membayar deviden yang besar kepada pemegang saham mungkin tidak
jika dananya didapatkan dengan mengorbankan penelitian dan pengembangan tujuan
mungkin juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak dapat dicapai. Jika Kmart
menetapkan tujuan untuk memperoleh lebih bayak pendapatan dibanding Wal-Mart
tahun depan, karyawan perusahaan mungkin. Tujuan juga tidak tepat jika tujuan
itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun
kalitatif dari keberhasilan.
b. Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat
Dalam beberapa lingkungan, sistem
penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan
perencanaan
c. Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks
Sifat dari suatu lingkungan
organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang
efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat
juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara akurat
mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang.
d. Keengganan untuk Menetapkan Tujuan
Hambatan lain terhadap perencanaan
yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang
merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa
percaya diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang manajer menetapkan suatu
tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai
atau tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak nyata. Manajer yang secara
sadar atau tidak sadar berusaha untuk menghindari tingkat tanggung jawab ini
lebih mungkin untuk menghindari usaha perencanaan organisasi. Pfizer, suatu
perusahaan farmasi besar, mengalami masalah karena manajernya tidak menetapkan
tujuan untuk penelitian dan pengembangan. Sebagai akibatnya, organisasi
tersebut jauh tertinggal di belakang karena manajer tidak memiliki cara untuk
mengetahui seberapa efektif usaha penelitian dan pengembangan mereka
sebenarnya.
e. Penolakan terhadap Perubahan
Hambatan lain dalam menetapkan
tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap perubahan. Perencanaan pada
intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi. Avon Products hampir
membuat dirinya sendiri bangkrut beberapa tahun yang lalu karena perusahaan
bersikeras melanjutkan kebijakan pembayaran deviden yang besar kepada para
pemegang sahamnya. Ketika laba mulai turun, manajer menolak memotong deviden
dan mulai melakukan pinjaman untuk membayar deviden tersebut. Hutang perusahaan
meningkat dari $3 juta menjadi $1,1 miliar dalam waktu delapan tahun. Pada
akhirnya, manajer terpaksa menyelesaikan masalah dan memotong deviden.
f. Keterbatasan
Keterbatasan (constraints) yang
membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi merupakan hambatan utama yang
lain.
I. Mengatasi
Hambatan
a. Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana
Salah satu cara terbaik untuk
memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan adalah dengan maksud
dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa terdapat keterbatasan pada
efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.
Dan penetapan tujuan dan perencanaan
yang efektif tidak selalu memastikan keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian
diharapkan dari waktu ke waktu.
b. Komunikasi dan Partisipasi
Meskipun mungkin dibuat pada tingkat
tinggi, tujuan dan rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada pihak yang
lain dalam organisasi. Setiap orang yang terlibat dalam proses perencanaan
seharusnya tahu landasan apa yang mendasari strategi fungsional, dan bagaimana
strategi-strategi tersebut diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang
bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dan mengimplementasikan rencana
harus didengar pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang
hampir selalu memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena
mereka yang akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat
penting orang biasanya lebih berkomitmer pada rencana yang pembentukannya
mereka bantu .bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau
menggunakan staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi
seharusnya dilibatkan dalam proses perencanaan.
c. Konsistensi /revsi /dan pembaruan
Tujuan seharusnya konsisten baik
secara hori zontal maupun secara vertikal .konsistensi horizotal berarti bahwa
tujan seharusnya konsisten diseluru organisasi / dari satu departemen ke
departemen lainnya. Konsistensi vertikal berarti bahwa tujuan
seharusnya konsisten dari atas hingga ke bawah organisasi :
tujuan stategis, taktis, dan operasional harus selaras. Karena penetapan tujuan
dan perencanaan merupakan proses yang dinamis, tujuan dan perencanaan juga
harus direvisi dan diperbarui secara berkala. Banyak organisasi melihat
perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi yang semakin sering.
d. Sistem Penghargaan yang Efektif
Secara umum, orang seharusnya diberi
penghargaan baik karena menetapkan tujuan dan rencana yang efektif, maupun
karena berhasil mencapainya. Karena kegagalan terkadang berasal dari
faktor-faktor di luar pengendalian manajemen, orang seharusnya dipastikan bahwa
kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan selalu memiliki konsekuensi hukuman.
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Perencanaan merupakan tahapan paling
penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan
eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus
lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis, bukan hanya pada
intuisi 8 dugaan.
Dalam perencanaan terdiri dari
macam-macam perencanaan, yaitu perencanaan organisasi dan perencanaan
kontijensi. Perencanaan organisasi terbagi menjadi 3 yaitu perencanaan
strategis, taktis dan operasional. Adapun kerangka waktu dalam perencanaan
organisasi yaitu sebagai berikut : rencana jangka panjang, jangkah menengah,
dan jangka pendek.
Suatu perencanaan juga terdapat
berbagai hambatan dalam penetapan tujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan
yang tidak tepat, sistem penghargaan yang tidak tepat, penolakan terhadap
perubahan dan keterbatasan.
B.
Saran
Sebaiknya dalam mengambil keputusan
dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses dasar
manajemen berupa perencanaan.
Dalam sebuah prencanaan perlu
memperhatikan sifat rencana yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan.
DAFTAR PUSTAKA
Robbins, Stephen P dan Mary
Coulter.2004.Manajemen.edisi ke 7 jilid 1,hal 174-175.Jakarta:PT. Bhuana Ilmu
Populer (kelompok Gramedia)
Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE – Yogyakarta
Siswanto, H.B.2005.Pengantar
Manajemen.edisi 1.hal 42. Jakarta: PT Bumi Aksara
Stoner,
James A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga – Jakarta
Griffin.
2003. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga - Jakarta
Kumpulan Ilmu
. Di http://mbegedut.blogspot.com/2011/09/contoh-makalah-perencanaan-dalam.html . Diakses pada tanggal 28 November
2012 .
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Mohon Maaf, agar kotak komentar lebih bermanfaat bagi pembaca, sekarang saya berusaha untuk hanya menampilkan komentar yang sesuai pembahasan. Harap menggunakan bahasa baku dan tanpa singkatan, dan gunakan "subscribe by email" untuk mengetahui balasan